Juan de Amberes Blog

Por Juparu Consulting –

Las relaciones públicas podrían definirse como un proceso en la cual las empresas, las personas y las organizaciones utilizan la comunicación estratégica para construir relaciones de beneficio mutuo que gozan de credibilidad.

En comunicación existen varias máximas a considerar. Ya sea en las relaciones públicas empresariales, de marca personal o de Gobierno.

Según Juan Pablo Ruiz, CEO de Juparu Consulting y que a su vez ha trabajado en las principales agencias internacionales de habla hispana de noticias:

Lo que se hace y no se comunica, no existe, y lo que se comunica (promesas) y no se hace, decepciona al punto que era mejor no haber comunicado nada.

Más allá de los afectos y desafectos que generan las marcas o las personas públicas, las relaciones públicas –también conocidas como PR o RRPP- cuidan la reputación (calidad y confiabilidad) que transmiten las empresas o autoridades de gobierno.

Para mayor comprensión de las relaciones públicas, debemos entender cinco conceptos básicos:

• Comunicación
• Información
• Noticia
• Periodismo
• Publicidad

Comunicación 

Se trata de transferir información. De hecho, uno de los axiomas de la comunicación dice que es imposible no comunicar. El silencio; por ejemplo, comunica. Puede comunicar una pausa, temor, asombro y más. Además, la comunicación puede ser: verbal, no verbal y escrita. También, se usa gráficos, tablas, mapas, logotipos y otras visualizaciones para trasmitir un mensaje.

Información 

Es aquello que tiene algún estimulo, contexto o significado para su receptor. En la era digital, las grandes cantidades de información suelen conocerse como datos o base de datos que son almacenados en grandes computadoras.

Noticia 

Es un hecho o acontecimiento que tiene interés para un cierto público. La caída de un niño, por ejemplo, es noticia para su madre. Sin embargo, si esa caída ocurrió en alguna situación insólita, puede ser notica para toda una comunidad. Por eso existe el periodismo político, periodismo económico, periodismo deportivo y más.

Periodismo 

Es la tarea de recolectar datos (versiones, documentos, imágenes) para mostrarlo a una audiencia en concreto. En el periodismo se puede opinar, siempre y cuando se aclare que es “opinión”. Sin embargo, con facilidad se confunde información de opinión.

Publicidad 

Es una técnica de marketing empleada para promocionar productos, servicios o causas. Y su objetivo es llegar a la mayor cantidad de personas que puedan estar interesadas en dichos productos, servicios o causas.

Varias son las interrogantes sobre las relaciones públicas:

• ¿Cómo aplicar relaciones públicas en una empresa?
• ¿Cómo hacer relaciones públicas con la comunidad?
• ¿Cómo manejar las relaciones públicas durante una crisis?
• ¿Cómo realizar relaciones públicas en la era digital y en las redes sociales?
• En una empresa ¿Cuáles son las relaciones?
• ¿Por qué las PR son importantes?
• ¿Quién invierte en relaciones públicas?

En este post analizaremos y daremos respuestas a esas interrogantes. Además, realizaremos algunas comparativas.

• Relaciones públicas y propaganda
• Relaciones públicas y humanas
• Relaciones públicas y periodismo
• Relaciones públicas y comunicación organizacional
• Relaciones públicas y comunicación corporativa
• Protocolo y relaciones públicas

¿Cómo aplicar relaciones públicas en una empresa?

Las RRPP ayudan a visibilizar su empresa, partido político o marca personal. Además, es una de las formas de mercadotecnia más rentables y entre los principales beneficios de las relaciones públicas destacan:

• Aumenta el alcance de su producto, servicios o causa. Al inicio de esta publicación el CEO de Juparu Consulting citaba la frase: “Lo que se hace y no se comunica, no existe”. Aquí, precisamente entra el marketing de relaciones públicas que busca comercializar, posicionar o reforzar la estrategia de mercadotecnia. Por un lado, genera credibilidad, aumenta el tráfico a la página web y lo mejor de todo es la rentabilidad (ROI) generada.
• Atracción de nuevos clientes potenciales. La fase más alta del embudo de conversión en marketing, especialmente a la hora de inbound marketing es la atracción de nuevos prospectos. Aquí, las relaciones públicas juegan un rol importantísimo gracias a las giras de medios, ruedas de prensa y más estrategia.
• Llama la atención de posibles inversores. La intención de las relaciones públicas correctamente ejecutadas brinda confianza no solo en los potenciales clientes, si no, también en los inversores. Esto gracias a la credibilidad que lo otorga una buena gira de medios. Algo que a los ojos de todo buen inversionista será atractivo.
• Recluta talentos valiosos para la empresa. Buscar empleo no es tarea fácil, tampoco captar a buenos talentos. Sobre todo, a aquellos profesionales que son expertos. Sin embargo, las relaciones públicas atraen a nuevos profesionales exitosos que buscan trabajar con productos, servicios o causas que sean verdaderos retos.

¿Cómo hacer relaciones públicas con la comunidad?

Las relaciones públicas con la comunidad buscan; entre otras cosas, dar solución a conflictos sociales de diversa índole:

• Conflictos religiosos
• Conflictos políticos
• Crisis étnicas
• Problemas globales
• Disputas culturales
• Conflictos migratorios
• Posicionamiento de causas sociales
• Análisis de futuras leyes

Las relaciones públicas son muy importantes, sobre todo para grandes empresas con responsabilidad social, organizaciones políticas y ong’s.

A medida que el proyecto avanza y madura, la estrategia de PR debe acompañar a los productos, servicios y causas.

Al momento de realizar vínculos entre los medios y las marcas es importante considerar:

• Analizar, comprender y segmentar las audiencias
• La estrategia de PR debe proporcionar valor a las audiencias
• Una estrategia exitosa de PR debe estar acompañada por el marketing
• Aproveche sus redes sociales
• Sea consistente. El o la vocera debe prepararse en media training

¿Cómo manejar las relaciones públicas durante una crisis?

Tener un plan, no demorar, comenzar a comunicar lo antes posible y seguir comunicando. Una receta ideal para el manejo de relaciones públicas durante una crisis.

Sin embargo, no es tarea fácil. Basados en nuestra experiencia al trabajar con más de 500 medios de prensa en español y francés sugerimos estos seis pasos para navegar por una crisis sin que se hunda el barco.

• Nombrar un equipo de respuesta. – “Es importante que la organización pueda reaccionar rápidamente y hablar con una sola voz, lo cual es difícil de lograr cuando varias personas comienzan a hablar en su nombre”, Evan Nierman, fundador de Red Banyan.
• Diseñar una estrategia e informarla al equipo. – “Cualquiera que sea la estrategia, la compañía debe transmitir el protocolo a todas y cada una de las personas a las que se pueda contactar para hablar en su nombre”, Sabina Gault, CEO de Konnect Public Relations.
• Analiza la situación y crea líneas argumentales. – “Cuanto antes te disculpes y admitas tu error, antes la gente puede perdonarte. Además, cuanto más rápido manejes el problema, antes la gente dejará de atacarte en las redes sociales”, Joe Culotta, gerente de comunicaciones del Fondo de Liderazgo Hispano.
• Identifica y partes afectadas. – “Se debe identificar a las personas que necesitan saber sobre la situación, como empleados, partes interesadas, socios comerciales, clientes y medios de comunicación”, Juan Pablo Ruiz CEO de Agencia Juparu Consulting y corresponsal de prensa internacional.
• Vigila la situación. – “Es necesario actuar con extrema precaución y cuidado al tratar con clientes y socios”, Morgan Mathis, vicepresidente de Highwire PR.
• Analiza y aprende de la crisis. – “Un componente clave de la comunicación de crisis es comprender lo que varios públicos y partes interesadas están diciendo sobre una organización en un momento dado”, George Sopko, vicepresidente de Stanton.

¿Qué no hacer durante una crisis comunicacional?

• Nunca respondas negativamente a quien te ataca. Necesitas pensar estratégicamente y poner las emociones en segundo plano.
• Un error muy común es “sin comentarios”. No tener respuestas a posibles preguntas es lo peor que puede hacer durante una crisis. El “sin comentarios” es el mayor detonante para una avalancha de noticias falsas, especulaciones y comentarios negativos en internet.
• Responder al ritmo adecuado. En Estado Unidos se llama conciencia a primer pensamiento. Manejar una crisis de relaciones públicas tiene que ver con el tiempo. No quieres dar una respuesta prematura antes de tener todos los hechos y luego recular tus declaraciones o decisiones. Tener que retroceder o contradecir declaraciones anteriores más tarde podría complicar aún más la situación de crisis. Retrasar su tiempo de respuesta tampoco le hará ningún favor.
• Di la verdad. No mientas. Pero debes decirlo en el momento y tiempo adecuado.

¿Cómo realizar relaciones públicas en la era digital y en las redes sociales?

Además de informar convencer y persuadir, se debe tomar en cuenta que ahora, que las relaciones públicas pueden ser utilizadas en algún momento para: entretener, educar e inspirar.

Las PR permiten crear vínculos. Y las relaciones públicas en redes sociales y en la era digital deben estar enfocadas a ser interesantes para las audiencias, para ello funciona bien el contenido de marca:

• Entretenimiento de marca (Entretener con la marca)
• Anuncios / Publicidad (SEM, PPC)
• Compromiso del comprador (Vínculos con nuestras audiencias y clientes)
• Reseñas de los clientes (Recomendaciones de quienes ya han probado nuestra marca)
• Movimiento cultural de la marca (Identificar micro nichos para llegar en el lenguaje correcto)
• Compromiso social de la empresa (Cómo la marca ayuda a las personas)
• Contenido creativo de la marca (Mensajes creativos)

Los formatos que se podrían usar en las PR en redes sociales son:

• Blogs
• eBooks
• Boletines electrónicos
• Medios de prensa
• Video

En una empresa, ¿cuáles son las relaciones públicas?

A diferencia de la publicidad que muestra propaganda, que cuenta historias a través de métodos pagos, las relaciones públicas muestran esas historias a través de medios pero no son pagados. ¿Entonces, cuáles son las relaciones públicas que puedo hacer con mi empresa? ¿Por dónde empiezo?

• Anticipe, analice e interprete la opinión pública para influir en sus audiencias.
• Elabore estrategias para apoyar a las campañas de marketing.
• Planifica y ejecuta eventos especiales de divulgación pública a los que hayas invitados a los periodistas y medios de comunicación.
• Escriba y envié comunicados de prensa.
• Discurso escrito.
• Escribir contenido para la web (sitios web internos y externos).
• Desarrolla una estrategia en casos de crisis para relaciones públicas.
• Controle la presencia de la marca en las redes sociales y responda a las críticas públicas en los sitios web.
• Asesore a los empleados para que sean embajadores de la marca.
• Cuide las relaciones con los inversionistas.

Los seres humanos somos semánticos, damos significado a algo, pero también le damos múltiples significados a lo mismo. Por eso recuerda que un contenido debe estar pensado para multiplataforma.

¿Por qué las PR son importantes?

La reputación se traduce en dinero. Por eso las PR son importantes para toda organización pública, privada o marca personal.

La reputación de una marca o empresa y la opinión pública repercuten en ventas. Una mala gestión de relaciones públicas durante una crisis puede sepultar a una empresa u organización.

• Las relaciones públicas aumentan su credibilidad
• Aumenta las oportunidades de negocios, ventas y ganancias
• Ahorra dinero en mercadotecnia
• PR mejora su presencia en línea

¿Quién invierte en relaciones públicas?

Toda empresa, organización o persona debe invertir en relaciones públicas. Y según cada estregaría los actores que intervengas varían. Sin embargo, existen varios tipos de profesionales que ayuda a la gestión de una estrategia de relaciones públicas

• Asesor de comunicación
• Asesor de prensa
• Administrador de eventos
• Relación con el cliente
• Asesor institucional
• Periodista de marca

Históricamente, las relaciones públicas han sido un poco un cuadro negro en términos de cuánto “ayuda”.

Eso es porque el éxito de una campaña de relaciones públicas ha sido increíblemente difícil de medir con precisión, hasta hace poco.

Ahora tenemos acceso a datos de relaciones públicas gracias a la escucha digital y otras herramientas de relaciones públicas que permiten mejor la gestión y análisis de las PR. En ese sentido, las relaciones públicas son la última frontera de marketing.

¿Qué es free press?

Las relaciones públicas generan visibilidad, expone los productos, marcas, organizaciones, servicios o causas y ayuda a generar comunidad con credibilidad.

Visibilidad, exposición y audiencia suena bien. Más aún cuando es gratis. Ahí entra el free press que pueden ser boletines de prensa, artículos en blogs, revistas, publicaciones en televisión, entrevistas radiales y más.

¿Cómo puedo atraer la atención de los medios? Para ganar ‘centimetraje’ mediáticos se utilizan varias herramientas, técnicas y estrategias. Aquí algunas que puedes usar:

• Relaciones con los medios
• Medios de comunicación social
• Boletines informativos
• Folletos y catálogos
• Eventos de negocios
• Charlas
• Patrocinios o asociaciones
• Relaciones laborales
• Relaciones comunitarias

Relaciones con los medios

Las estrategias para gira de medios se centran en hacer circular los mensajes a través de los canales de medios y agencias de noticias.

Usted puede incluir la publicación de declaraciones de los medios y hojas informativas, ofreciendo visitas a los medios en el sitio para alentar a los periodistas a informar mensajes positivos sobre su negocio y el uso de las redes sociales para llamar la atención de los periodistas y rastrear a los periodistas que informan en su mercado.

Medios de comunicación social

Las redes sociales permiten evitar los medios e ir directamente a sus clientes. El uso de sitios de redes sociales como Facebook y Twitter le permite seguir y ser seguido por periodistas, generar tráfico web, gestionar problemas respondiendo rápidamente a las críticas o percepciones negativas y aumentar la exposición de su marca comercial, producto o servicio.

Boletines informativos

Para ello, deberás enviar una carta de presentación (proporcionando la información adaptada a tu estrategia).

Folletos y catálogos

Los folletos y catálogos diseñados adecuadamente brindan a los clientes confianza en usted y su marca, y ayudan a atraer clientes a su sitio web o tienda.

La información contenida en los folletos y catálogos comerciales puede ser modificada efectivamente para su sitio web, ayudándola a hacer negocios en línea.

Eventos de negocios

Desde el punto de vista de las ventas, los eventos son una oportunidad para contrarrestar las dudas de los clientes y generar confianza en los clientes.

También pueden ayudarlo a investigar su mercado y competidores, y a construir su lista de correo.

Asegúrese de ir al evento preparado con materiales de marketing para difundir y una forma de recopilar información y detalles del cliente.

Charlas

Los eventos son valiosas oportunidades de promoción, incluso si no es el mejor orador del mundo.

Creará reputación simplemente al incluir el nombre o logotipo de su empresa en la lista de eventos o al presentar una presentación sobre un nuevo producto o innovación. Además, proporcionan valiosas oportunidades de trabajo en red.

Recuerde. Usted estará allí para posicionar un mensaje. Si necesita ser un experto en oratoria, contáctatenos para nuestro servicio y cursos de media training en los que participan presentadores de televisión que lo entrenarán para que su exposición sea memorable.

Patrocinios o asociaciones

Las asociaciones y patrocinios son buenos para los negocios. Apoyar una causa sin fines de lucro ayuda a generar sentimientos de buena voluntad y lealtad hacia su negocio, producto o servicio.

Las alianzas comunitarias pueden implicar un intercambio de fondos o beneficios en especie para hacer crecer una organización comunitaria local a cambio de beneficios que promuevan la reputación de su negocio.

Relaciones laborales

Su personal es embajador de su negocio y marca. Muchas empresas más grandes llevan a cabo relaciones con los empleados, construyendo su cultura empresarial y relaciones de equipo al compartir información, promover la participación e inculcar un sentimiento de orgullo en los logros comerciales.

Así, mejora el trabajo en equipo, la retención del personal y la productividad, y garantiza que el personal represente su negocio de manera consistente y con los mensajes correctos.

Relaciones comunitarias

Construir buenas relaciones con los miembros de la comunidad donde hace negocios ayuda a fidelizar a los clientes.

Descubra dónde viven los clientes en su comunidad mediante la recopilación de códigos postales en el punto de venta.

¿Cuáles son los roles de las Relaciones Públicas en una organización?

Las relaciones públicas pueden y deben hacer una contribución importante para ayudar a formar las ideas de una organización sobre lo que es, lo que debe hacer y lo que sus públicos quieren y esperan de ella. Además, pueden ser utilizadas para empresas, organizaciones sin fines de lucro, partidos políticos, gobiernos y más.

En términos generales, ignorar la prueba social generalmente resulta en mayores costos de adquisición de clientes (CAC) y una mayor tasa de devolución de mercancías en línea. 

— juparu.consulting (@AgenciaJuparu)

A continuación, citamos los principales roles que tienen las relaciones públicas.

• Gestión de la comunicación
• Gestión de crisis
• Gestión de conflictos
• Gestión de relaciones
• Gestión de reputación
• Gestión de recursos
• Gestión de riesgos
• Gestión Estratégica

Gestión de la comunicación

Es el desarrollo de objetivos comunicacionales alineados con los objetivos generales de una organización. Como comunicadores bidireccionales, los profesionales de relaciones públicas interactúan directamente con públicos clave, transmitiendo la información resultante (con recomendaciones) a otros miembros del equipo de gestión.

Gestión de crisis

Establecer métodos y políticas que se utilizarán cuando las operaciones de una organización se involucren en una emergencia que afecte al público. Esto incluye políticas y procedimientos para la distribución de información a empleados, medios, gobierno y otros públicos clave.

Gestión de conflictos

Esto implica identificar problemas, problemas y tendencias relevantes para una organización y luego desarrollar y ejecutar un programa para tratarlos. Incluye el estudio de asuntos de política pública de interés para una organización.

Gestión de relaciones

Se refiere al papel de las relaciones públicas en la identificación de públicos clave y el establecimiento de estrategias para construir y mantener relaciones de beneficio mutuo con públicos y audiencias.

Gestión de la reputación

Es la planificación e implementación de políticas, procedimientos, manuales y estrategias que demuestran el compromiso de una organización con la responsabilidad pública y social, el comportamiento ético, la identidad corporativa y la reputación con públicos clave.

Gestión de recursos

La gestión de recursos humanos y financieros de las relaciones públicas gira en torno a establecer objetivos, planificar, presupuestar, reclutar y contratar personal de relaciones públicas y administrar esos recursos.

Gestión de riesgos

Como RP preventivo, este rol implica ayudar a una organización a reconocer áreas de peligro potencial y recomendar los cambios necesarios antes de que los peligros potenciales se conviertan en crisis.

Gestión estratégica

Actuando como consejero, el profesional de relaciones públicas sirve en el equipo de gestión ayudando a la organización a desarrollar políticas sólidas que sean de interés para el público y la organización. El profesional de relaciones públicas integra una comprensión de las preocupaciones y actitudes de los públicos clave en el proceso de toma de decisiones gerenciales de la organización.